Telefone IP: qual aparelho escolher para sua empresa?

Escolher um telefone para a empresa parece uma decisão simples. Mas basta começar a pesquisar para surgirem várias dúvidas:

• Telefone IP de mesa ou sem fio?
• Grandstream GRP2601 ou GRP2602G?
• GXP1610 ou GXP1615?
• O que é PoE?
• Telefone IP funciona em qualquer PABX?
• Preciso de uma central telefônica física?
• Posso usar meu ramal no computador?
• Posso transformar o celular em um ramal da empresa?
• É melhor comprar um telefone IP ou utilizar um aplicativo?

Essas são perguntas importantes porque, na telefonia IP, escolher o aparelho é apenas uma parte da decisão.

Antes de comprar, é importante entender como a pessoa trabalha, qual sistema de telefonia será utilizado, como está estruturada a rede da empresa e quais recursos serão necessários.

Neste guia, vamos explicar as principais opções e ajudar você a entender qual cenário pode fazer mais sentido para sua empresa.

O que é um telefone IP?

Um telefone IP é um aparelho que utiliza uma rede de dados para fazer e receber chamadas.

Visualmente, muitos modelos são parecidos com os telefones convencionais de escritório. A principal diferença está na forma como eles se conectam à estrutura de telefonia.

Em vez de depender diretamente de uma linha telefônica analógica chegando até o aparelho, o telefone IP pode se registrar em um PABX IP ou PABX em nuvem, normalmente utilizando uma conta ou ramal SIP.

Isso permite construir uma estrutura muito mais flexível.

Um mesmo sistema de telefonia pode, por exemplo, ter:

• telefones IP de mesa;
• telefones IP sem fio;
• softphones no computador;
• ramais pelo navegador;
• aplicativos de telefonia no smartphone.

Por isso, antes de perguntar apenas “qual telefone IP devo comprar?”, vale fazer outra pergunta:

Como essa pessoa precisa se comunicar durante o trabalho?

Telefone IP de mesa: para quem trabalha em posição fixa

O telefone IP de mesa é provavelmente o formato mais conhecido.

Ele fica conectado à rede da empresa e normalmente permanece no mesmo local.

É uma solução bastante utilizada em:

• recepções;
• portarias;
• escritórios;
• departamentos financeiros;
• setores administrativos;
• mesas comerciais;
• salas de atendimento;
• posições fixas de trabalho.

Imagine uma recepcionista que passa grande parte do expediente em sua mesa.

Nesse cenário, um telefone IP físico pode ser extremamente prático: o ramal está sempre disponível e não depende de o usuário abrir um programa no computador para atender.

Alguns modelos de telefone IP de mesa

Entre os modelos da Grandstream encontrados no mercado estão:

Grandstream GRP2602G

Modelo da linha GRP que pode ser utilizado em ambientes corporativos.

Ver Telefone IP Grandstream GRP2602G

Ver Telefone IP Grandstream GRP2602G

Grandstream GRP2601

Ver Telefone IP Grandstream GRP2601

Ver Telefone IP Grandstream GRP2601

Também existem modelos da tradicional linha GXP, como:

Grandstream GXP1610

Ver Telefone IP Grandstream GXP1610

Ver Telefone IP Grandstream GXP1610

Grandstream GXP1615 com PoE

Ver Telefone IP Grandstream GXP1615 com PoE

Antes de comprar qualquer aparelho, confirme a compatibilidade do equipamento e dos recursos desejados com o seu ambiente de telefonia.

GXP1610, GXP1615, GRP2601 ou GRP2602G: qual escolher?

Aqui existe um ponto importante.

Não escolha um telefone IP apenas porque encontrou uma promoção ou porque determinado modelo parece ter mais recursos.

Observe questões como:

• quantidade de contas SIP necessárias;
• portas de rede;
• velocidade das interfaces Ethernet;
• suporte a PoE;
• necessidade de fonte de alimentação;
• quantidade de teclas e recursos;
• compatibilidade com o PABX;
• forma de provisionamento;
• necessidade de headset;
• recursos que serão efetivamente utilizados.

Uma pequena diferença de modelo pode mudar a forma de instalação.

Por isso, comprar o aparelho antes de definir a arquitetura da telefonia nem sempre é a melhor ordem do projeto.

O que é PoE em um telefone IP?

Essa é uma dúvida muito comum para quem pesquisa aparelhos IP.

PoE significa Power over Ethernet.

Em uma estrutura de rede compatível, a tecnologia permite transportar dados e alimentação elétrica pelo cabeamento Ethernet.

Isso pode simplificar bastante uma instalação.

Sem PoE, dependendo do aparelho e da instalação, você poderá ter:

Rede + alimentação elétrica

Com uma infraestrutura PoE compatível:

Switch PoE → cabo de rede → telefone IP

O mesmo cabeamento pode transportar a comunicação de rede e fornecer energia ao equipamento.

Mas existe um detalhe importante:

não basta o telefone suportar PoE.

A infraestrutura responsável pela alimentação também precisa ser compatível.

Se você está montando uma empresa nova, ampliando uma operação ou substituindo uma central telefônica, vale analisar isso antes de comprar dezenas de aparelhos.

Telefone IP sem fio: quando o usuário precisa circular

Agora imagine outra situação.

O colaborador precisa atender ligações, mas não permanece sentado em uma mesa.

Ele pode estar:

• no estoque;
• circulando por um condomínio;
• em um galpão;
• em uma área operacional;
• entre diferentes salas;
• acompanhando clientes dentro da empresa.

Nesse cenário, um telefone IP sem fio pode ser mais interessante.

Um exemplo é o Grandstream DP722, que trabalha em conjunto com uma base DECT compatível, como a DP752.

A arquitetura é diferente de simplesmente conectar um telefone IP de mesa à rede:

Rede da empresa → Base DECT → Telefone sem fio

O aparelho portátil se comunica com a base e o usuário ganha mobilidade dentro da área atendida pela solução.

Kit com DP722 e DP752

Quem estiver pesquisando esse tipo de solução pode encontrar os equipamentos separadamente.

Grandstream DP722 — aparelho DECT sem fio

Ver Grandstream DP722

Grandstream DP752 — estação base

Ver Grandstream DP752

É importante entender essa diferença porque alguém pode comprar apenas o telefone portátil acreditando que ele funciona como um telefone IP independente conectado diretamente ao Wi-Fi.

DECT e Wi-Fi são tecnologias diferentes.

Por isso, verifique sempre quais componentes são necessários para colocar a solução em funcionamento.

Telefone IP sem fio é a mesma coisa que telefone Wi-Fi?

Não necessariamente.

Esse é outro ponto que costuma gerar confusão.

Um aparelho DECT, como o DP722, comunica-se com uma estação base DECT.

Já um telefone IP Wi-Fi utiliza uma rede sem fio Wi-Fi compatível para estabelecer sua comunicação de dados.

Os dois podem proporcionar mobilidade, mas a arquitetura é diferente.

Antes de comprar, descubra exatamente qual tecnologia o equipamento utiliza.

Telefone IP ou aplicativo no celular?

Aqui aparece uma alternativa que muitas empresas deixam de considerar.

Talvez você nem precise comprar um aparelho físico para todos os colaboradores.

Com uma estrutura de PABX em nuvem compatível, um aplicativo instalado no smartphone pode transformar o celular em uma extensão da telefonia corporativa.

Na prática, o colaborador pode levar o ramal com ele.

Isso muda bastante a lógica da telefonia.

Imagine um gerente que trabalha parte do dia no escritório, visita clientes e eventualmente trabalha de casa.

Um telefone IP sobre a mesa resolve apenas uma dessas situações.

Com um aplicativo de telefonia compatível no smartphone, o ramal pode acompanhar esse profissional em diferentes locais, desde que existam as condições de conectividade e configuração necessárias.

Quando o ramal no celular pode ser interessante?

Por exemplo:

• vendedores externos;
• gestores;
• equipes comerciais;
• técnicos;
• profissionais em home office;
• colaboradores híbridos;
• pessoas que viajam;
• equipes que não possuem mesa fixa.

Assim, a telefonia deixa de estar necessariamente associada a uma mesa.

O ramal passa a acompanhar o usuário.

Posso usar o mesmo ramal no telefone IP e no celular?

Dependendo da configuração do PABX e da solução contratada, é possível estruturar cenários em que diferentes dispositivos façam parte da estratégia de comunicação de um mesmo usuário.

Por exemplo:

PABX em Nuvem

→ Telefone IP na empresa
→ Softphone no computador
→ Aplicativo no smartphone

Mas isso precisa ser planejado corretamente.

Questões como registros simultâneos, comportamento das chamadas, regras de discagem, segurança e recursos disponíveis dependem da plataforma utilizada e da configuração realizada.

Por isso, se o objetivo é utilizar vários dispositivos, vale informar essa necessidade antes de comprar os aparelhos.

E se eu quiser usar somente o computador?

Outra alternativa é o softphone.

Softphone é um software que permite utilizar a telefonia através de um computador ou outro dispositivo compatível.

Em vez de manter um telefone físico na mesa, o colaborador pode utilizar:

Computador + softphone + headset

Essa arquitetura pode ser interessante para:

• equipes comerciais;
• atendimento;
• suporte;
• cobrança;
• SDRs;
• operações de Call Center;
• colaboradores que já passam o dia trabalhando no computador.

Para algumas empresas, isso também pode reduzir a quantidade de aparelhos físicos necessários.

E o telefone pelo navegador?

Dependendo da solução contratada, a telefonia também pode ser disponibilizada através de uma aplicação web utilizando tecnologias como WebRTC.

Nesse cenário, o operador pode realizar e receber chamadas utilizando uma interface no navegador.

Isso pode ser especialmente interessante quando telefonia, atendimento e sistemas corporativos fazem parte da mesma rotina.

Imagine um operador trabalhando com:

Computador → Sistema de atendimento → Telefonia → CRM

Quanto menos ele precisar alternar entre equipamentos e aplicações, mais simples pode ficar sua operação.

Telefone IP funciona em qualquer PABX?

Essa é uma pergunta importante — principalmente para quem já possui aparelhos e está pensando em trocar de operadora ou de sistema de telefonia.

Muitos telefones IP utilizam o protocolo SIP, amplamente adotado em sistemas de telefonia IP.

Mas isso não significa que qualquer aparelho funcionará automaticamente em qualquer ambiente.

É necessário verificar, entre outros pontos:

• compatibilidade do equipamento;
• suporte ao protocolo utilizado;
• codecs de áudio;
• credenciais SIP;
• configuração de rede;
• NAT e firewall;
• VLAN, quando utilizada;
• provisionamento;
• firmware;
• recursos específicos da plataforma.

Se você já possui telefones IP, não descarte os equipamentos antes de avaliar se eles podem ser reaproveitados em uma nova solução.

Em alguns projetos, parte ou até toda a infraestrutura existente pode continuar sendo utilizada, dependendo da compatibilidade técnica.

Já tenho telefones IP. Posso migrar para um PABX em nuvem?

Essa também é uma situação comum.

A empresa possui aparelhos Grandstream, Yealink ou outros telefones SIP e acredita que precisará substituir todos os equipamentos para mudar de sistema de telefonia.

Nem sempre.

Antes de comprar novos telefones, vale fazer um levantamento:

1. Qual é a marca e o modelo de cada aparelho?
2. Quantos telefones existem?
3. Quais utilizam PoE?
4. Como está estruturada a rede?
5. Existe VLAN de voz?
6. Quais recursos são utilizados atualmente?
7. Os números telefônicos precisam ser mantidos?
8. Existe necessidade de portabilidade?
9. Quantas chamadas simultâneas a empresa precisa?
10. Existem URAs, filas, gravações ou grupos de atendimento?

Com essas informações, já é possível realizar uma análise muito mais completa da migração.

Preciso comprar uma central PABX física?

Não necessariamente.

Em uma arquitetura de PABX em nuvem, grande parte da inteligência da telefonia fica hospedada na infraestrutura do provedor.

Na empresa podem permanecer apenas os dispositivos necessários para os usuários e a infraestrutura de conectividade.

Por exemplo:

Internet/Rede da empresa
↓
Telefone IP / Computador / Smartphone
↓
PABX em Nuvem

Isso pode facilitar operações com várias unidades, colaboradores remotos e equipes híbridas.

Imagine o pior cenário da sua empresa

Agora pense em uma situação que ninguém gostaria de enfrentar durante o expediente.

Imagine que sua empresa fique sem energia elétrica.

Sem energia, dependendo da estrutura local, os equipamentos de rede podem parar de funcionar e a conexão de internet também pode ser interrompida.

Os telefones IP sobre as mesas deixam de ser uma opção naquele momento.

Mas existe uma alternativa interessante quando a empresa utiliza um PABX em nuvem com o ramal também configurado no smartphone.

Imagine que seu celular esteja carregado e você tenha conexão de dados móveis, como 4G ou 5G.

Mesmo sem a estrutura de telefonia funcionando normalmente no escritório, você pode continuar utilizando o ramal pelo celular, conforme os recursos e a configuração da plataforma.

“Imagine que acabou a luz na sua empresa.
Os telefones pararam. A internet caiu.
Mas você está com o celular na mão e tem 5G.
Se o seu ramal estiver ativo no celular, você continua recebendo e fazendo ligações pelo celular, utilizando o número da sua empresa.”

Essa é uma das diferenças entre pensar apenas no telefone que está sobre a mesa e pensar na estrutura de telefonia como um todo.

O objetivo não é apenas ter um aparelho para fazer ligações.

É ter uma solução que permita que a comunicação da empresa continue disponível em diferentes situações e ambientes.

Naturalmente, esse cenário depende de fatores como disponibilidade da rede móvel, bateria do smartphone, configuração do aplicativo e recursos oferecidos pela plataforma contratada.

O telefone IP funciona se a internet cair?

Essa pergunta precisa fazer parte do planejamento.

A telefonia IP depende da conectividade entre o dispositivo e a plataforma responsável pela comunicação.

Por isso, empresas nas quais o telefone é crítico devem avaliar aspectos como:

• qualidade da conexão;
• redundância de internet;
• rede local;
• switches;
• energia;
• nobreak;
• qualidade do Wi-Fi, quando utilizado;
• políticas de contingência.

Em outras palavras:

não adianta comprar um excelente telefone IP e conectá-lo a uma infraestrutura inadequada.

O aparelho é apenas uma parte do projeto.

Posso manter meu número atual ao migrar para telefonia IP?

Dependendo da viabilidade e das condições aplicáveis ao número, pode existir a possibilidade de realizar a portabilidade numérica.

Essa análise é especialmente importante para empresas que já possuem um número divulgado há muitos anos em:

• site;
• Google;
• cartões;
• veículos;
• anúncios;
• clientes;
• fornecedores;
• WhatsApp;
• materiais comerciais.

Por isso, antes de cancelar a telefonia atual, converse com o novo fornecedor e verifique as possibilidades de portabilidade e migração.

Telefone IP de mesa, DECT, softphone ou celular?

Uma forma simples de pensar é observar a rotina:

Não existe uma única resposta correta.

Uma mesma empresa pode utilizar várias dessas tecnologias simultaneamente.

Antes de comprar telefones IP, faça este checklist

Se você está montando ou modernizando a telefonia da sua empresa, tente responder:

Quantos usuários terão ramal?

Isso ajuda a dimensionar a estrutura.

Quantas chamadas simultâneas são necessárias?

Ter 30 ramais não significa necessariamente precisar realizar 30 chamadas externas simultaneamente.

Os colaboradores trabalham em mesas fixas?

Isso ajuda a decidir entre aparelhos físicos e soluções móveis.

Existem colaboradores externos ou em home office?

Nesse caso, softphone ou aplicativo pode ser relevante.

Preciso manter os números atuais?

Avalie a portabilidade antes de cancelar qualquer serviço.

Preciso gravar as chamadas?

Verifique se a plataforma oferece esse recurso e como funciona o armazenamento.

Preciso de URA?

A famosa mensagem:

“Digite 1 para Comercial, 2 para Financeiro…”

é uma URA e pode fazer parte da arquitetura do PABX.

Preciso de filas de atendimento?

Equipes comerciais, suporte e atendimento podem precisar distribuir chamadas entre vários usuários.

Minha rede está preparada?

Switches, PoE, cabeamento, firewall, internet e Wi-Fi podem afetar diretamente a experiência da telefonia.

Não comece o projeto pelo aparelho

Talvez este seja o ponto mais importante deste artigo.

Quando alguém pesquisa:

“qual telefone IP comprar?”

é natural começar comparando aparelhos.

Mas, em um projeto empresarial, pode ser melhor inverter a lógica:

1. Entenda a operação.
↓
2. Defina a arquitetura da telefonia.
↓
3. Defina os ramais e recursos.
↓
4. Avalie a infraestrutura de rede.
↓
5. Escolha os dispositivos.

Assim você reduz o risco de comprar equipamentos que depois não atendam à necessidade real da empresa.

PABX em nuvem: o aparelho é apenas a ponta da solução

Na Palmatec, trabalhamos com telefonia empresarial e PABX em nuvem através da plataforma ExperIP.

Em vez de olhar apenas para o aparelho, podemos analisar toda a operação:

• linhas telefônicas;
• portabilidade;
• ramais;
• telefones IP;
• softphones;
• aplicativos para smartphone;
• URA;
• filas;
• gravação de chamadas;
• grupos de atendimento;
• mobilidade;
• chamadas simultâneas;
• integração da telefonia à rotina da empresa.

Isso permite que uma empresa tenha, por exemplo:

Recepção → telefone IP de mesa

Estoque → telefone DECT

Comercial → computador + headset

Gestor → aplicativo no celular

Todos fazendo parte da mesma arquitetura de telefonia.

Já comprou um telefone IP e não sabe como configurar?

Se você chegou até este artigo porque comprou um telefone Grandstream ou outro aparelho SIP e agora está tentando descobrir onde configurar servidor SIP, usuário, senha, porta, codec ou conta do ramal, talvez a dúvida não esteja apenas no telefone.

O aparelho precisa se registrar em uma plataforma de telefonia compatível.

Por isso, antes de alterar configurações aleatoriamente, procure identificar:

• quem fornece seu PABX;
• endereço do servidor SIP;
• usuário do ramal;
• senha SIP;
• portas utilizadas;
• configurações de rede necessárias.

Se você está implantando uma nova telefonia empresarial, a Palmatec também pode analisar o cenário e orientar sobre uma arquitetura adequada.

Tenho aparelhos antigos. Vale trocar tudo?

Não necessariamente.

Se sua empresa já possui telefones IP, uma boa primeira etapa é fazer um inventário.

Anote a marca e o modelo dos aparelhos — por exemplo:

Grandstream GXP1610, GXP1615, GRP2601, GRP2602G, DP722, DP752 ou outros modelos.

Depois, avalie a possibilidade de reaproveitamento.

Essa análise pode evitar uma compra desnecessária de equipamentos durante uma migração de PABX.

Precisa escolher um telefone IP ou modernizar seu PABX?

Talvez você tenha chegado aqui procurando apenas um telefone.

Mas, se está escolhendo equipamentos porque vai montar, ampliar ou substituir a telefonia da empresa, vale analisar o projeto como um todo antes da compra.

A Palmatec pode ajudar a avaliar:

“Tenho estes aparelhos. Eles podem ser reaproveitados?”

“Quantos telefones preciso comprar?”

“Vale usar telefone IP ou aplicativo?”

“Consigo levar meu ramal no celular?”

“Posso manter meu número atual?”

“Como migrar meu PABX sem perder os números?”

“Preciso realmente de uma central física?”

“Qual estrutura faz sentido para minhas filiais?”

Esse tipo de diagnóstico pode evitar que a empresa compre equipamentos ou contrate uma solução que não combina com sua operação.

Fale com um especialista em telefonia da Palmatec

Se quiser, envie para nossa equipe:

1. Quantidade de usuários

2. Quantidade de linhas ou números atuais

3. Modelos dos telefones IP que você já possui

4. Quantidade aproximada de chamadas simultâneas

5. Se precisa de gravação, URA ou filas

6. Se possui colaboradores externos ou em home office

A partir dessas informações, podemos entender melhor o cenário e avaliar uma estrutura de telefonia adequada para sua empresa.

Antes de comprar apenas o telefone, vale descobrir qual telefonia você realmente precisa.